Mobilya Endüstrisinde Sistem Kurma Yaklaşımı
Metin Kahveci Orman End.Yük.Müh.
Özet
Ülkemizde mobilya sanayi işletmelerinin ortalama yaşam süreleri oldukça kısadır. Bu kısa süreye çoğunlukla, işleyen alt veya ana sistemleri kurma ve geliştirme çabalarındaki başarısızlıklar neden olmaktadır. Bu makale kapsamında mobilya endüstrisindeki işletmelere sistem kurmadaki sistematiği düzenli bakış açısıyla kazandırmak için yöntemler önerilmektedir. İşleyen bir sistem kurmada ihmal edilmemesi gerekli konular ana başlıklar halinde özetlenip veri üretim ve değerlendirilmesinin yöntemleri basite indirgenerek anlatılmaktadır.
1. Giriş:
Sanayi işletmelerinin kuruluşlarından itibaren içine girdiği gelişme ve ilerleme gayretlerini bilimsel verilere dayalı yönetimi üzerine çalışan birçok bilim dalı vardır. Bunlar genel olarak Ekonomi, işletme, mühendislik gibi ana dallar göz önüne çıkarken işin detaylı olarak incelendiğinde ise muhasebe, finans, iş hukuku, ticaret hukuku, malzeme bilimi, endüstri mühendisliği, yönetim teknikleri, kalite sistemleri gibi dallar ortaya çıkmaktadır. Son derece detaylı ve karmaşık teknik ve teknolojilerin kullanılmasının gerekliliği tartışılmamakla birlikte Türkiye’de sektörümüzdeki işletmelerin ortalama yaşının son derece düşük olduğu bu ortamda tümünü uygulamak için çaba göstermekte büyük riskleri ve karmaşıklığı beraberinde getirmektedir.
Hiçbir işletme yöneticisi verimlilik, kar veya düzen anlamına gelen sistem kurulumuna karşı çıkmamakla birlikte neyin ne zaman kurulacağı konusunda da karmaşıklık bariz bir şekilde sektörümüzde görülmektedir. Her bir alt sistem birbirinden bağımsızmış gibi düzenlenip işletilmeye çalışılmakta ve karmaşıklığın artması neticesinde verimsizlik, yüksek oranda çalışanların sirkülasyonu, karda sebepsiz düşüşler ortaya çıkmaktadır.
Bu makalede mobilya endüstrisinde sistem kurulumunun mantığı ile alt sistemlerin nasıl birbirine bağlanacağı konusunda yaklaşım şekilleri ve öneriler getirilmektedir.
2. Sistem ve Alt Sistem Nedir, Nasıl Tanımlanır?
Sistem kurma yaklaşımında dikkat edilmesi gerekli konulardan önce sistemin tanımlanmasında yarar vardır. Ve sistem kurulumundaki en önemli aşamalardan biridir. Çünkü genel sınırları tanımlayan en ana unsurdur.
Sistem: Organize bir biçimde bir araya gelmiş etkileşimli, karşılıklı ve bağımlı tümleşik bileşenlerden oluşan kümelere sistem denir. Organize bir biçimde demek sistemin kendi içinde belli bir amaca göre çalışma şekli belirlenmiş ve dışarıya karşı bir hedefi olduğunu gösterir. Her sistemin belirli amaç ve hedefleri vardır. Sistemin bileşenleri organizedir etkileşimlidir. Karşılıklı bağımlıdır ve bir araya geldiğinde bir bütünlük oluştururlar. Birbirinden bağımsız ve tek başına anlamsızdırlar.
Sistem en basit deyimi ile bir kümedir. Yani belirli elemanları, bileşenleri ya da değişkenleri vardır. Ancak bu elemanlar, bileşenler, değişkenler rasgele değildir. Dolayısı ile her elemanı olan küme de sistem değildir.
Sistemlerin elemanları da kendi içinde bir sistem olabilir, bu sistemlere alt sistemler denilir. Alt sistemler kendi içinde bir bütün oluşturan fakat daha büyük sistemlerin amacı doğrultusunda çalışan sistemlerdir. Yani sistem ne kadar alt sistemlere bölünmüş olsa dahi ana sistemin bir parçası olarak ana sistemi temsil ederler. Alt sistemler kendi başlarına ele alındığında sistemin bütün özelliklerini içerirler. Aynı zamanda her sistem kendinden büyük başka bir sistemin alt sistemidir. Örneğin ülkemiz imalat sanayini bir sitem olarak ele alırsak mobilya üretimi sektörü bir alt sistem, XYZ A.Ş de yine alt sistemdir.
Mobilya Sanayi
Makalemizde sistem kurmayı ister yeni kurulmakta ister kurulu ve faaliyetlerine devam etmekte olan işletmeler olsun hepsinin çalışma sisteminin kuruluşunun düzenlenme şeklinin anlatımı amaçlanmaktadır.
3. Mobilya Sektöründe Sistemlere Bakış
Sistem ve alt sistem kavramlarını açıklamak için aşağıdaki örnekler de verilebilir.
Bugün her firmada ister sistem kurma çabası olsun ister olmasın muhasebe sistemini kurup resmi kayıtlar için sağlıklı çalışmak zorundadır. Yani bir muhasebe sistemi kurmalıdır. Bu sistemin üst sistemi ülke yasaları ve yönetmelikleri ile sınırları çizilmiştir. Fakat aynı şekilde ihracat yapmak isteyen bir firma için ise ürünün gümrük tarife pozisyon numarasının bulunması verilmesi ürünü üretmekten zor ve bilinmez durumda ise bir başka sistemin etkilerinin kendi sistemi üzerindeki etkisinin bilinmediği anlamına gelir. Yani bir başka sistem de işin içindedir.
Muhasebe sistemini kurmak için çaba harcayan firmanın önüne Kalite Sistem Belgesi diye bir belge çıkar. Bu belgenin alınması için çabalar harcanmaya başlandığında muhasebe kayıtlarının dışında ve muhasebe kayıtlarından fazla veri ve dokümanla uğraşılır hale gelir. Aynı şekilde bir de üretim yönetim sistemlerini devreye aldığımızda (MRP- ERP) ya da almak istediğimizde ortaya sistemler kargaşası çıkmaktadır. Bunların yanında satış sistemi, pazarlama sistemi, personel sistemi, planlama sistemi gibi alt sistemleri de bir yerlere yerleştirmeye kaktığımızda gerçek anlamda sıralamada ve uygulamada sorunlar çıkmaktadır.
Bu karmaşıklığı giderme yollarının anlatılmasından önce mevcut durumda yapılanları kısaca özetleyelim. Bu özeti işletmelerin durum ve seviyelerine göre aktarmakta yarar var. İşletmelerin sistem konularındaki seviyelerinin en önemli göstergesi olarak işletme faaliyet alanı için kullanılan işlenmiş veriler esas alınmıştır.
a. Fatura, İrsaliye Esaslı Çalışma: Bu işletmelerimizin büyük çoğunluğu ortalıkta bolca bulunan herhangi bir muhasebe programını temin etmiş ve bunun üzerinden giren ve çıkanları operatörün bilgisine göre sınıflandırılmış olarak görmektedir. Gerçek giriş ve çıkışlar hiçbir zaman kayıt altında değildir. Bu tip işletmeler birkaç farklı düzeyde olabilirler. Girdilerden hammaddeleri belki güncel takip edebildiği gibi ayda bir sayım yaparak rakamlarını düzeltmeye çalışanların yanında sarf malzeme giderleri ile kırtasiye malzemelerini aynı gider kaleminde görenleri de mevcuttur. İşveren için her ne kadar gider gider olarak bilinmesi yeterli ise de, bu tip tanımlama eksikliği ile yapılanlar bizi stoktaki 2. sınıf çam kereste ile zeytin kaplama miktarlarını da net ayrıt etmeyi engeller. Bunun en önemli nedeni muhasebe sisteminde her ikisi de hammadde olarak görünmelerinde bir sakınca yoksa da imalat izlenmesi bakımından ne anlama geldiğini anlatmaya gerek yoktur. Bu tip işletmelerdeki kalite kayıtları hafızalardan öteye, üretim planları, ustanın sözünden ileriye, satış planları alınan ve cirolanarak malzemeciye verilecek çeklerden başka bir anlam taşımamaktadır. Bu işletmeler bir fırsatını bulup (iyi cirolar ve iyi hedefler) kendini yukarıya doğru çıkarmadıkları müddetçe ilerleme sağlamaları ve hayatiyetini sürdürmeleri mümkün görülmemektedir.
b. Üretim Planlama, Maliyet, Kalite Sistemine Aday Çalışma sistemi: Bu tip işletmeler çoğunlukla muhasebe programı ile bir şey yapamayacaklarını, müşteriye verilmiş teslim tarihinin üzerinden zaman geçmesine rağmen teslim edilemeyen siparişler nedeni ile ortaya çıkmış kargaşanın ve en önemlisi her zaman umduğu karı yapamamanın acısını çekmiş olanlardır. İşletmelerimizin birçoğu bu aşamanın ya başında ya ortasında ya da sonundadır.
Bu aşamadaki işletmelerimiz muhasebe programındaki girdi stoklarını ve çıktı kalemlerini tanımlamaları gerektiğini anlamış ve başlamıştır. Üretim planlama diye bir bölümü kurmanın siparişleri ustaya veren memurdan öte bir şey olduğunu ya anlamakta ya da gerçekten kurma aşamasındadır. Bu arada muhtemelen kalite yönetim sisteminin ya başına ya da uğraşmaya devam etmektedirler. Bir de ileri gidip üretim yönetimi sistemi ile uğraşmaya başlandı ise durum daha da karmaşık hal alacaktır. Bu durumdaki işletmelerdeki en önemli hata her sistemi ayrı ele alarak iş ve zaman planlamasını farklı yapmalarıdır. Kalite sistemi gereği ürünleri tanımlamak için bir çaba içine girilirken ürün kodlamaları ile maliyet muhasebesi ilişkisi pek dikkate alınmadığından iki bazen üç cepheden aynı amaca yönelik işler yapılacaktır.
Bu tip işletmelerin bu gelişim projeleri için mutlaka birer kahramanı vardır. En çok yapılan hata yukarıda verildiği gibi sistemin bir bütün olduğu unutularak kısa vadede çözüm alabilmek için bir sürü çaba içinde olmalarıdır. Ve genellikle sistemin tüm alt sistemler ile tasarlanıp kurulması gerektiği konusundaki fikirlerin önüne her bir sistemin çalışmasındaki faydadan kısa zamanda yararlanmak öngörüsü geçmektedir. Bu aşamalarda ya en önemli madde kalite isteminin gereğidir diye sadece prosedürler ve talimatlara zaman ayrılması ve kendi başına bunların çözülmeye çalışılmasıdır. Ya da en önemli iş olarak maliyetlerin izlenebilmesi için acil olarak yeni kodların verilmesi işlemi olarak görülür. Her iki veya daha çok alternatifli öncelik öngörülerinde yapılan hata, bir diğer sistemin de aynı karakterde başka bir isteğinin olduğu ihmal edilerek tek başına çözülmeye çalışılmasıdır.
İkinci safha işletmelerimiz en çok karmaşa içinde olanlardır. Her işlem kendilerine göre günlük aciliyet içinde, çözülmeye çalışılmakta fakat gün geçtikçe dişlilerin birbirine uymadığı görüldükçe sorunlar çıkmaktadır. Bu sorunlar öncelikle personel verimsizliğini, kaybını beraberinde getirdiğinden her gelen personel de kendine verilen aciliyete göre yeni çıkarımlarla sistemi biraz daha karmaşık hale getirmektedir.
a. Muhasebe, maliyet, kalite, sipariş ve üretim planlama sistemlerini kurmuş olan işletmelerimizi üçüncü basamağa yerleştirmek gerekir: Bu işletmelerimiz bahsedilen diğer aşamalardan geçmiş olarak bu aşamaya geldiklerini söylemek yanlış olmaz. Yani ülkemizde kuruluş aşamasında sistemini kurmak için gerekli çabayı önceden yapmış pek işletme yoktur. Çok nadir de olsa bu aşamaları hızlı geçmiş işletmeler vardır.
Teorik olarak işleyen sistemler bütününe sahip olduğu söylenebilecek olan bu işletmelerimizin pratikteki durumu pek iç açıcı değildir. Her zaman olduğu gibi sistem elemanlarından az da olsa ihmal edilen konular sistemlerin topal bacağını oluşturur. İhmal edilen veya ihmal edildiği görülemeyen bacak çoğunlukla eğitim sistemi, kalite sistemi, bakım planlama sistemi, verimlilik (geliştirme ve izleme) sistemleridir.
4. Sistem Kurma Yaklaşımı
Sistem kurma yaklaşımının detaylarının tartışılmasından önce sistem kurmanın da kendi içinde vazgeçilmezleri ve değişkenlerinin olduğunun bilinmesinde yarar var. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz;
4.1. Sistem Kurmada Genel Kurallar
- Sistemde mutlaka hedef vardır. Alt sistemlerde de hedef ana sistem ile örtüşmelidir.
- Kurulması düşünülen sistemin mutlaka dış sistemlerle etkileşimi vardır.
- Sistemi katı bir yapı olarak değil, esnek olarak düşünülmelidir.
- Alt sistemler mutlaka diğer alt sistemler ile ortak çalışacak şekilde tasarlanmalıdır.
- Sistem veya alt sistemlere esnekli ve verimlilik kazandıran eğitimdir. Eğitimin mutlaka sistem içine çakılması gereklidir.
- Sistemlerde kontrol mekanizmaları doğru yerde ve doğru şekilde olarak tasarlanmalı, bir iş mutlaka iki farklı yerden görev gereği kontrol edilmeli.
- Sistemler veya alt sistemler hedef değişikliği veya gerek görüldüğünde esnekliğin yanında geliştirilebilmesi ve değiştirilebilmesi dikkate alınmalıdır.
- Sistemi oluşturan da uygulayan da insandır. İnsan altyapısı ve faktörü sistemde ihmal edilmemelidir.
- Sistem ne kadar iyi çalışıyor olsa da verimli olarak (tekrarsız ve en az maliyetle) izlenebilmelidir. İzlenmesi zor ve maliyetli olan bir yapının çalışması mümkün değildir.
- Sitem kurulumunda sadece bir yaklaşım veya yazılım yeterli değildir. Mutlaka hedefler ile revize edip yeni ihtiyaçları da içine alacak şekilde kurgulanmalıdır.
4.2. Sistem Kuruluşu Yöntemleri
Bu güne kadarki tecrübelerimiz ışığında sistem kuruluşunda takip edilmesi gerekli adımların ve yöntemlerin esası teşkil ettiğini söyleyebiliriz. İster yeni kurulan ister çalışmakta olan işletme olsun bunların sistemi nasıl kuracağı ile ilgili olarak ereceği ana karar olan yöntem belirlemekte yapacağı doğru adımların işletmeyi götüreceği yeri tayin ettiğini söylemek gerekir. Sistem adına yeni keşifler mi yapılmalı yoksa uygulanmış ve sonuçları alınmış yöntemlerden uyarlama mı yapılmalı? Bizim görüşümüz öncelik işletmenin hedefinin belirlenme aşamasından sonra yöntem seçimidir. Eğer işletme sistem kurulumu ve geliştirme hizmeti vermiyorsa seçeceği yol kurulmuş sistemler içinden seçim yapmalıdır. Hemen tüm alt sistemlerin içine alacak şekilde onları kapsayıp kumanda edebilecek sistem olarak kalite yönetim sistemini önermek son derece doğru bir davranıştır.
Herkesin bildiği veya duyduğu bu sistemin sistem kuruluşundaki ana sistem olarak ele alınmasındaki mantığın tam anlaşılabilmesi için bakış açımızı şöyle değiştirelim.
Her kalite belgesine sahip olmak isteyen firmanın acil olarak bir şeyler yapıp belgeyi aldıktan sonra bir şeylerin değişmediğini hatta zorlaştığını görmesine rağmen önerimizin kalite yönetim sistemi olmasının anlaşılması biraz zor olacaktır. Bunun kolaylıkla anlatılması mümkündür. Kalite sistemine bakıp, birde belge almış olan firmaya baktığınızda sistemde ihmal edilen ve birbirine bağlanmayan alt sistemleri hemen görmek mümkündür. Yukarıda da belirttiğimiz üzere sistemlerdeki olmasa olmazları hemen kısaca gözden geçirelim. Buradan da kurulanın ne sistem ne de alt sistem olmadığını görürüz. Yani yapılan kısa bir göz boyamadır. Peki, sonuç ne olmuştur? Kalite sistem belgesi göstermelik olarak eldedir fakat verimlilikte artış var mıdır, yok mudur? Yine işletmeyi takip etmede bir sürü rakam varken sonuç çıkarmak kolay mıdır, zor mudur? Kısacası bı tip işletmeleri kalite yönetim sistemini, bir ana sistem olarak ele almış ve uygulamak istemiş olarak görmemek gerekir. Oradaki sistem kalite yönetim sistemini bir alet olar kullanmak istemiş, başarısı ise çok kolay görülmektedir.
KYS’yi bir sistem olarak ele almak istediğimizde öncelikle işletmede sistem kurulumunun ne anlama geldiğinin ve beklentileri ile sonuçlarının nasıl kullanılacağının bir bilinci olmalıdır. Yani sistem kurulumunda minareden düşmüş adam, ya da minareden düşmek istemeyen adam bilincine ihtiyaç vardır. Sistem kurulumunun bu ve bundan sonraki aşamalarını aşağıdaki şekilde sıralamakta yarar vardır.
4.2.1. İşletmenin Hedefi
Hedef belirlemek kolay gibi gözükse de zor iştir. K bu hedefi çoğunlukla firma sahipleri veya ortakları belirler. Hedefin sadece aylık ciro veya yıllık ciro olmadığını çok iyi anlatan yüksek kaliteli eğitim programları vardır. Hedefin personel üzerinde hiç ulaşılması mümkün olmayan bir ütopya olarak görülmesinin de ne anlama geleceğini tahmin etmeyen de yoktur. Hedef, ilgili seçim kıstasları, kaynakları, fırsatları hesaplanarak konulur. Burada dikkatinizi çekmek istediğim konu da şudur. KYS ye dikkatlice bakıldığında öncelikle işletmede beyan edilen bir kalite politikası aramaktadır. Nedenini merak etmeye gerek yok. Her yapılacak işin bir hedefi olmalıdır.
4.2.2. Hedefe Uygun Olarak Çalışma Şekli Seçimi
Bizde en çok ihmal edilen konulardan biridir. Hedef doğru ya da eksik seçilir. Sonra haydi bakalım herkes iş başına. Neyin nasıl yapılacağının yolda giderken herkes kendine göre karar verir. Burada kastettiğimiz mikro düzeyde iş tanımları değildir. Kastedilen hedefe uygun organizasyon şemasının çıkarılabilmesi için gerekli çalışmaların eksik bırakılmamasıdır. Örneğin hedefi perakende mobilya sektöründe söz sahibi olmayı hedefleyen bir firmanın ana işlerinden birinin perakende pazar takibi ile tüketici davranışlarını izlemek olduğunu ve bunu yapması gerektiğini hedefe uygun çalışma şekli olarak belirlemezsek, pazarlama bölümü sadece katalog bastırdıktan sonra başarısızlığı satışın üstüne atmaktan başka yapacak bir şeyi kalmaz. Burada anlatılmak istenen hedefi belirlenmiş olan firmanın bu hedefe yönelik olarak yapması gerekli işleri belirlemesi esastır.
4.2.3. Hedefe ve Çalışma Şekline Uygun Organizasyon Yapısı
Organizasyon şemasını kimi hangi işten sorumlu tutacağız demek değildir. Organizasyon şeması veya yapısı; Hedefe uygun olarak yapılması gerekli işlerin hangi bölümlerce yapılacağına karar vermenin ana yapısıdır. Yanlış organizasyon mutlaka hedefe gitmeyi engeller. Çalışma şekline uygun organizasyon yapısının belirlenmesini bir veya birkaç cümle ile özetlemiş olmak işin bu kadar kolay olduğu anlamına gelmez. Ortada çalışma şekline uygun şekline sihirli bir kelime bulunmaktadır. Yanı işletme organizasyon şemasını hedefe uygun çalışma şekline detayları ile çözerek organizasyonda bu işleri hangi bölümlerin nasıl yapacağına kadar inceledikten sonra yapmalıdır. Buna örnek olarak işletme içinde arge alt sisteminin nasıl çalışacağı konusunda hedeflere yönelik bir öngörü yoksa bu alt sistemin çalışması artık keyfe kederdir. Arge sisteminin nasıl çalışacağı belirlenip bunlar ile ilgili bölümlere görevler verilirse bu konu boşlukta kalmaz. Bu arada yapılan bu işlemler biz KYS de prosesleri hatırlatmıyor mu? Yani yapılacak bu işlemler hem normal olarak bir sistem kurulumunun gereği hem de ISO–9000 için çabucak hazırladığımız ve bir daha kullanmadığımız prosesler… Yani sistem detayı işle anlaşıldığında KYS nin her gereklilik olarak belirttiği konunun sistemin bir parçası olduğu görülecektir.
Netice itibarı ile yapılacak işlerin belirlenmesi ve bunlara göre organizasyon şemasının belirlenmesi esastır. Bu sistem yine yukarıda belirtildiği üzere değiştirilip yenilenebilir (revize edilebilir) olmalı.
4.2.4. Sistem Elemanları Ana Tanımlamalar
Sisteme dahil olan veya olacak olan ürün, fabrika personel gibi her girdi ve çıktının bir tanımlama yapısı kurulmalıdır. Bu yapı kendi içinde diğer elemanlar ile eşleştirilmelidir. Örneğin personel listesinde personelin hangi bölüm için alındığı yok ve bunu usta biliyorsa maliyet sistemini, MRP sistemini unutunuz. Bu arada başka unutulması gerekenler de var ya. Bu başlık altındaki tanımlamalara kısaca değinirsek, ürün, makine, yarı mamul, tesis, ıskarta, hammadde şeklinde belirtebiliriz. Bu tanımlamalara hem muhasebe, hem maliyet, hem ürün izlenebilirliği, hem kapasite bakımından ihtiyaç vardır. Tüm bu alt sistemlerin berabere işlemeleri tanımlamaların dış sistemler de dikkate alınarak bütünlük içinde yapılmış olması ile sağlanır. Bu tanımlamalar işin esasını teşkil ettiğinden bunların geliştirilebilir olması son derece önemlidir.
4.2.5. Sistem Kurulum Planları
Sistemin buraya kadar olan aşamaları dahil olmak üzere sistem ihtiyacının ve kurulum şekillerinin organizasyonda uygulamanın başında ve içinde olan tüm personelin katılımı ile plan hazırlanmalıdır. Sistemden bihaber olan personelin sistemi uygulaması beklenmemelidir. Bazen gereksiz gibi gözüken bu detayda sistem bilgilerinin kiminle ne kadar paylaşılacağının bile plana dahil edilmesi gereklidir. Sistemin kendi içindeki diğer alt sistemler ile nasıl uygulanacağını farklı birimler birbirlerinin işlerini ne kadar etkilediğinin de bilinmesi açısından paylaşmalılar. Bu paylaşım sistem ve alt sistemlerinin nasıl işleyeceği konusu belirli bir plan vasıtası ile olur. Ayrıca plan, sistemin kuruluşunda aksayan eksik kalanların görülerek çözüm aranmasında da önemli bir unsurdur.
4.2.6. Eğitim
Sistem kuruluş planları her ne kadar personeli sistem hakkında bilgi sahibi yapsa da kuruluştaki işlerin yapılış şekilleri de son derece önemlidir. Her işi herkes kendi yöntemleri ile çözmeye kalkar ve bundan diğerinin haberi olmazsa sistem baştan yanlış kuruluyor demektir. Her personelin kendi ön bilgilerine de ihmal etmeden işlerin yapılış usullerinde ortak kavramlar geliştirilmeli ve buna göre işlerin yapılmaları sağlanmalıdır. Burada hassas olan konu şudur: eğitim ile iş yapılış usulleri standartlaştırılırken personelin üretme kabiliyetlerinin önüne set çekme yanlışı yapılmamalıdır.
5. Sonuç ve Öneriler:
Her üretim yapan işletmede olduğu gibi mobilya üretimi yapan işletmelerimizde de sistem kurulması aşaması sancılı geçmektedir. Kanaatimiz bu sancının sebebi sistem kuruluşuna olan istek, kuruluş şeklindeki plansızlık ve gelişigüzel tayin edilen önceliklerdir. Sistemin yada diğer deyişle sayılabilir, ölçülebilir, açık ve düzenli çalışma şekline hiçbir yönetici karşı çıkmamakla birlikte bu şekilde çalışan işletmelerin az olması düşündürücüdür. Sistem kurmak için çabalayan işletme yöneticilerinin önünde engel olarak belirttiğimiz konuların yanında dış sistem etkileri nedeniyle ortaya çıkan olumsuzluklardan etkilenmelerini de göz ardı etmemek gerekir. En önemli dış sistem etkileri haksız rekabet, ülke insan kaynakları ve eğitim ihtiyacı, makro ekonomideki dalgalanmalar, ülkemiz altyapı ihtiyaçları ve bundan doğan maliyetler olarak gösterilebilir.
Dış etkilere rağmen ayakta kalmak, marka olarak gelişmek, hayatiyetini sürdürüp uluslar arası pazarda sürekli olmak isteyen her firmanın sistemini kurmak zorunluluğu vardır. Burada kastedilenin herkesin anladığı şekilde sistem olmadığı konusunda hemfikir olmamız gereklidir. Bu nedenle gelişme çabasını zaten bir sistem kurma çabası olarak algılayıp bu konularda gerekli çalışmaları başlatıp sürdürme içinde olmalıyız. İşler bir sistem kurmadan gelişimine devam edebilecek işletme yoktur. Mutlaka bir yerde tıkanacaktır.
Sistem kurmanın aşamalarını dikkate alarak personel ve eğitim konularından başlamak her zaman en doğru çözüm olmuştur. Hele günümüzde bilgileri bulmak bu kadar kolayken doğru yönlendirilmiş personeller ile sistem kurma yolu kısalacaktır.