){kind=link}
Mobilya Sektöründe Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)
Ergin Öztürk (IFS Türkiye Satış Direktörü)
1. Giriş
Bir şirket içerisindeki bilgi sistemlerinin birleşimine Kurumsal Kaynak Planlaması denir. Bu tanımın biraz daha açılması gerekirse, insan kaynaklarından envantere, finans muhasebeden üretime çok geniş bir fonksiyon yelpazesinin yakın bir ilişki içerisinde müşteri ve tedarikçilerle bağlı olarak hareket etmesidir. Bir ERP Yazılım ise, tüm bu fonksiyonalitenin bir araya geldiği ortak veritabanının tümüdür.
Kurumsal Kaynak Planlamasının temelleri 1960 yılında, üretimdeki bazı ürün ağaçlarının, bir sistem içerisinde tanımlanmasına dayanmaktadır. Bu yapı, 70’li yıllara gelindiğinde, yerini Malzeme İhtiyaçları Planlamasına bırakmıştır. Bilgisayar teknolojilerinin gelişmesi, artan iş gereksinimlerinin karşılanması ihtiyacı MRPII (Üretim Kaynakları Planlaması)’, insan kaynakları yönetimi ve web çözümleri ile ilgili gelişmiş çözümler mevcut yapıya entegre olarak geliştirildi. Bu yapı ERP kavramının da şirketlere hızlı girişini sağladı.
Kurumsal Kaynak Planlaması, sektörlerin ihtiyaçlarına yönelik farklı fonksiyonaliteleri barındırırken, beraberinde de bazı şirket çalışanlarını büyük beklentiler içerisine sokup bazılarında ise, işsiz kalma korkusunu doğurdu. Her iki yaklaşımda, bu tarz projelerde karşılaşabilecek en tehlikeli durumdur. Çünkü bir Kurumsal Kaynak Planlaması ne değildir diye sorulduğunda şu maddelerle özetlemek de fayda var;
- Tüm işlemlerin tek tuşla yapılabileceği bir program
- İşlemlerin eskisinden daha hızlı yapılmasını sağlayacak bir program
- Bir otomasyon programı, muhasebe programı ya da stok takip programı
- Çalışanlara her türlü esnekliği sağlayacak bir program değildir.
Bu kabullerle proje başladığında, karşılaşılacak diğer sıkıntıların başında, entegre bir sistemle daha önce çalışmamış kişilerin, bu tarz programları kolay kabul edememesi, veri giriş disiplinine sahip olmaması şeklindedir. Bu projeler, yazılım markalarına bakmaksızın, zor ve şirket içerisindeki birçok birimde kesin kabuller almayı gerektirir. Böyle bir sisteme geçiş, yeniden yapılanma kısaca kurumun tüm alışkanlıklarını ve iş yapış yöntemlerini yeniden gözden geçirmesi anlamına gelir. Alışkanlıklardan vazgeçilmesi zordur. Alınan kararlar bir kişiyi ya da bir bölümü etkilemez. Her şey her şeyle ilişkilidir ve bu etkiler proje sürecinde daha fazla hissedilir. Problemler bu projeyle ilgili olmasa da sebep olarak ERP süreci gösterilebilir. Gelişimin uzun bir sürece yayılması motivasyon eksikliğine sebep olabilmektedir. Bu gerçekleri bilip, bazı kabullerle projeye başlandığında dikkat edilmesi gereken nokta, seçilmiş olan yazılımın fonksiyonalite derinliğidir.
2. Kurumsal Kaynak Planlamasında Fonksiyonalite
Artık şirketler, kendi sektörlerine yönelik ihtiyaçlar doğrultusunda hammadde alımından, eleman istihdamına kadar, birçok noktada seçici davranmaktadır. Ancak bu yaklaşım, bir ERP yazılımı alımında bir çok zaman gözardı edilmekte, ve klasik yaklaşım şu şekilde olmaktadır: Süreç, işletmenin ihtiyaçlarına doğru bir değerlendirme ile başlar. Bu genellemelerden bir tanesi, şirketin bugünkü ihtiyaçlarına odaklanması ve ERP sistemini de buna göre kurması gerektiğidir. Bu çeşit bir örgütlenmede bulunan şirketler, kendisi bir yatırım aracı olan ERP sayesinde, birkaç yıllık büyümeleri sonucu hiç tahmin etmedikleri bir durum ile karşılaşırlar. Zaten bu büyüme için yatırım yaptıkları ERP, artık şirketin ihtiyaçlarını karşılayamamaktadır. Şirket, ERP’nin kendisine sunduğu fonksiyonların ötesinde gelişmiştir. Bu durumda tabii yapılacak olan şey, yepyeni bir sistemin sil baştan kurdurulması dır. Burada alınan yazılımın atılması maddi kaybın üçte biridir. Geri kalan kısmı bu projenin kurulumuna harcana iş gücü ve ardından gelen sistem yetersizliğinden dolayı kaynaklanan sıkıntılardır.
Bir diğer yaklaşım ise, yarınki ihtiyaçlara odaklanmaktır. İleride çok daha büyüyeceği düşüncesiyle ERP yatırımı şirketin o günkü ihtiyaçlarının çok ötesinde kurulur. Fakat bu yeni sistem ise şirketin ihtiyaçlarına değil, yarınki hedef ve vizyonuna uygun olarak kurulmuştur. Bugün gerekli çabukluk ve çeviklik, bu kadar önemli boyutta kurulmuş bir sistemde elde edilememektedir. Dolayısıyla şirket büyümesini sağlamak ve kontrol etmek amacıyla yatırım yapılan ERP, bu sefer de bu büyümenin önündeki engel haline gelebilir. Bu sefer de yazılımı işletebilmek için ayrı bir birim kurulması ve bu yönde çalışan insanlardan oluşan büyük kaynak kayıpları oluşur.
Bu tarz projelerdeki doğru yöntem şudur: Bugünkü ihtiyaçlarla yola çıkmak, şirketiniz büyüdüğünde artan ihtiyaçlarınıza cevap verecek fonksiyonalite ve esnekliğe sahip olacak, aynı şekilde şirkette hedef küçültmelerle karşılaşıldığında ise bu yönde de küçülüp, kesinlikle şirketle paralel yönde hareket edip, ancak her zaman birkaç adım önde olacak bir yazılımı tercih etmektir. Genellikle yerli yazılımlarda kaynaklanan, şirketlerin ihtiyaçlarına yönelik, modülleri oluşturma, ya da o şirkete özel yazılım geliştirme, bu tarz sistemlerde görülenin aksine en pahalı ve şirketinizden daha çok yazılım firmasına katkıda bulunacağınız vede üstüne para ödeyeceğiniz bir diğer kaynak kaybının sebebidir.
Mobilya sektöründeki firmaların bugünkü temel ihtiyaçları stokların takibi, ürün ağaçları ve iş merkezlerinin tanımlanıp bu yönde bir kaynak planlaması yapıp, atölyeye iş emri indirilmesi ve ilgili tedarikçilere satınalma talepleri gönderilmesi değildir. Bunlar 90’lı yıllardaki uluslararası kaynak planlaması yazılımlarının, günümüzde ise birçok yerli yazılımın sunduğu fonksiyonalite sığlığıdır. Mobilya sektöründeki birçok marka tamamen siparişe özel üretim yapmaktadır. Siparişin alımından, planlamaya üretimden, sevkıyata, siparişe özel satınalmaların takibinden rezervasyonlara kadar siparişe özel tüm süreçleri sadece sipariş numarası ile takip etmek gerekir. Siparişe özel üretim yapan (mobilya üretimi gibi) firmalarda klasik MRP sistemi sadece hammadde planlamasında kullanılabilir. Yarımamul ve mamul iş emirlerinin oluşturulmasında ve planlanmasında klasik MRP yöntemi kullanılamaz. Çünkü üretilen yarımamul ve mamuller siparişe özel üretilmelidir.
Mobilya üretimi gibi nihai ürünün çok fazla alternatif içerdiği sektörlerde klasik ürün ağaçları ve rotalar kullanılamaz. Kullanılması durumunda her alternatif ve müşteri seçimi için önceden tanımlı binlerce ürün ağacının tanımlanması (binlerce stok kodunun açılması) ve bunların düzenli güncellenmesi gerekmektedir. Bu tür endüstrilerde Ürün Konfigüratörü kullanılmalıdır. Ürün konfigüratöründe her ürün modeli için sadece tek bir ürün ürün ağacı ve tek bir rota tanımlanır. Ve olabilecek alternatif durumları sadece kurallar ve formüller ile sisteme tanıtılır. Sipariş alınırken ürüne ilişkin müşteri kriterleri seçildiğinde (ana kumaş, 1. kombin, deri rengi vs.) sistem ilgili konfigüratör üzerinden iş emrini (ilgili malzemeleri ve rotaları) otomatik yaratır. Böylece bir ürün konfigürasyon ağacı üzerinden onbinlerce ürün türetmek (hatta hiç yapılmamış bir ürün dahi) mümkün olur.
Klasik ERP paketleri sonsuz kapasite mantığına göre planlama yapar. Bu makinalara istediğin şekilde ve miktarda iş yükleyebileceğin anlamı taşır. Oysa gerçek hayatta bu durum bu şekilde değildir. Gerçek hayatta makinaların mevcut yükleri, teknik kapasiteleri ve teknik özellikleri nedeniyle yüklemeleri yaparken belirli kısıtlara uyulmak zorunluluğu vardır.
Bu kısıtlar makinaların mevcut yük durumu, günlük kapasiteleri, teknik özellikleri, çalışma takvimleri ve iş sıralamasıdır. Kısıt pazlı planlama modülleri iş planlaması yaparken bu kısıtları dikkate alır ve buna göre bir yükleme yapar. Örneğin Pazartesi ve Çarşamba günü yarım günlük boşluğu olan bir makinaya iş yükler iken önce bu günlerdeki boşlukları doldurur daha sonra sonraki günlere yükleme yapar. Ya da teknik olarak öncelikle A makinasında dolu ise B makinasında yapılması gereken işlerde bu önceliği dikkate alır. Hiçbir zaman günlük kapasite ya da makina özellikleri gibi kısıtları aşmamaya çalışır. Oysa klasik planlama sistemleri sipariş tarihinden geri döner hangi tarihlerde işin başlaması gerektiğini söyler. O tarihteki makina yüklerini, teknik kısıtları ve makinaların yükleme yaparken dikkate alınması gereken sıralamaları dikkate almaz.
Bu ana modüllerin yanı sıra, şirketinizdeki tüm varlıkların takibini yapabilecek entegre bir bakım sistemi, teknik çizimden sözleşmeye kadar bir çok dokümanı gönderip ilgili ekranlarda saklayabileceğiniz doküman sistemi, ürünlerinizin garanti takibinden, müşteri şikayetlerine kadar her noktadaki ihtiyaçlarınızı karşılayacak müşteri ilişkileri yönetimi de tercih edilecek yazılımın içerisinde standart olarak sunulmalıdır.
Bu projelerde dikkat edilmesi gereken son nokta ise, size hizmet sağlayacak yazılım firması ile yapacağınız anlaşma şartlarıdır. Özellikle tedarikçi firmalar, müşterilerini bakım anlaşması yapmaya zorlarlar. Bu zorlama direk olmasa da endirekt yöntemlerle müşteriye sunulur. Şöyle ki, bakım anlaşması zorunluluğu yoktur denir, ancak kurulumdan sonra hizmet alabilmek için anlaşma yapmanız gereklidir, aksi takdirde geliştirme ortamına ulaşamayız denir. Ya da sistemde çıkan yamaların, firmanıza yüklenmesi için bakım anlaşması yapmanız gereklidir denir. Günümüzde bakım anlaşması, lisans bedellerinin %10 ile %18 oranında değişmektedir. Bu da kaba bir hesapla 5 yıl içerisinde tedarikçi firmaya ikinci bir lisans ödemesi yapmanız şeklinde yorumlanabilir. Bu projelerde dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biridir.
3. Sonuç
Kısaca günümüzde kurumsal kaynak planlaması, tüm şirketlerin artan rekabet ve kalite gerekliliklerinden dolayı, geçmesi gereken bir sistem halini almıştır. Bu sistemlerin şirketlerdeki başarısı, seçilme aşamasında fonksiyonalite detaylarına dikkat edilmesi ve ardından da iyi bir proje ekibi oluşturularak, doğru hedeflerle yola çıkılmasına bağlıdır.